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2007.11.15

GTDの実践(2)~基本となるステップ

GTDのエントリを書き始めて数日がたちましたが、肝心なことを忘れていました(ほら、また忘れてる)

そもそもGTDは、David Allen氏が、その著書Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivityにて提唱した考え方です。
David Alenについては、以前ご紹介下のことのあるLifehacking.jpというブログのエントリ、GTD の創始者、David Allen のプロフィールに詳細な記載があります(もっとも、そのソースはWired Magazineのようですが)。
原著は英語ですが、日本語版も出版されています。
仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
Amazonのレビューを見ると、この日本語翻訳版は、あまり訳の程度がよろしくないようで、ひょっとしたらいきなり原著に当たった方がいいのかもしれません。

さて、GTDの実践その2ということで、ここではGTDの基本的な処理の流れを見ていきます。

ITmedia Biz.IDの記事「はじめてのGTD」から引用させていただきます。

  1. 収集 頭の中の「気になっていること」をすべて紙に書き出します
  2. 処理 書き出した事柄について、あるシステマチックなやり方にそって、しかるべきリストに仕分けしていきます
  3. 整理 作ったリストを、自分が使い慣れているツールに組み入れていきます
  4. レビュー 自分が置かれている状況、持っているエネルギーを把握しつつ、今何ができるかをレビューします
  5. 実行 今できることの中からやるべきことを実行していきます
この5つのステップは、最低でも毎週繰り返し行う必要があります。

このうち、1つめのステップは前回のエントリGTDの実践(1)~なんでも放り込むで書いたとおり、頭の中を空っぽにするためにどうしても必要となるものです。

そして、2に記載されている「あるシステマチックなやり方」によって、書き出したタスクを「しかるべきリスト」に仕分けていくところにGTDの特徴の1つがあるように思われます。つまり、なんでもかんでも放り込んだInboxにある無数のタスクを仕分けてくれる「やり方」が提供されているのですね。

その「やり方」は、一般にはフローチャートとして表されます。このフローチャートについては、GTDでお仕事カイゼン!というブログの処理というエントリ
http://gihyo.jp/lifestyle/serial/01/gtd/0003
を参照していただきましょう。
ここでは、フローチャートの分岐点ごとに見出しを立てて説明していきます。
  1. 行動を起こせるか?(Is It Actionable?)
  2. Inboxにリストアップされた無数のタスクの中で、そもそも行動を起こせないようなものがあれば、それを「行動を起こさなくてよいもの」として仕分けします。GTDでは、仕分け先として「ゴミ箱」「いつかやる、たぶんやる」「資料」という3種類を用意していますが、これにこだわる必要もないでしょう。特に、「いつかやる、たぶんやる」リストというのは、とても便利なもので、判断に迷ったものをとりあえず投げておく的に使用すると、かなりの量のタスクがここに分類されてしまいます。それはそれでよいのかもしれませんが、このリストにあがったタスクは、レビュー時に再度「どうするか」を決めなければならなくなってしまいますから。

  3. 複数の工程・作業を要するか?
  4. 例えば、「~に電話をかける」といったタスクであれば、すべき行動は極めて単純ですが、「~の原稿を仕上げる」といったものですと、複数の工程・作業が必要になります。そのようなタスクは、単純なタスクとは別の処理が必要ですので、例えば「プロジェクト」といったリストを作ってそこに列挙します。プロジェクトに仕分けされたものは、プロジェクト管理ツールにでも放り込んで別の管理が必要になります。

  5. 2分以内に処理できるか?
  6. GTDでは、「2分」という時間を重視しています。仮に、タスクが2分以内に処理できるものであれば、今すぐやってしまいます。処理が終わればInboxからタスクを削除でき、ほっと一安心です。

  7. 他人に任せることができるか?
  8. 自分でやるよりも人に任せてしまった方がよいものは、経済的に許される範囲で任せてしまった方がよいでしょう。これも別な仕分け先(例えば「連絡待ちリスト」)にリストアップします。

  9. 日程に余裕があるか?
  10. 日程に余裕があり、今すぐできないものはカレンダーにでも転記しましょう。でも、この時点でInboxから削除するのはやめた方がいいです。どうせ、いずれやらなければならないことなので、これをほかのツールに落とし込んでGTDツールから削除してしまうと、その案件は「思い出さなければならないもの」に変質してしまう可能性があるからです。


このようなフローを経て、それでも残っているものがあれば、優先順位をつけてひとつずつ消化していきます。そのためのリストをあえて作るとすれば、例えば「次の行動リスト」といったものになるのでしょうか。

以上が、GTDにおいてタスクを仕分けていくための基本的なフローです。

<関連エントリ>

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