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2007.11.17

GTDの実践(3)~仕分けリスト

先日のエントリ、GTDの実践(2)~基本となるステップ では、Inboxに放り込まれた無数のタスクを「あるシステマチックなやり方」で仕分けをするというところまで説明しました。

そのやり方をフローチャートにしたものが、次のブログのエントリに紹介されています。
処理 by GTDでお仕事カイゼン!

そのフローチャートの分岐点を整理したものが次の項目です。
  1. そのタスクは行動を起こせるものか
  2. そのタスクは複数の工程・作業を必要とするか
  3. そのタスクは2分以内に処理できるものか
  4. そのタスクは他人に任せることができるか
  5. そのタスクを処理する日程に余裕はあるか

このようなフローチャートに従って、タスクを仕分けるのは何のためでしょうか?

最終的には、すべてのタスクを処理することが目的となります。

しかし、GTDは継続的に取り組むべきものであって、生きている間にすべてのタスクが処理しつくされることはないでしょう。ですから、私はむしろ、GTDによって今はやらなくてよいものを選別することが大事なのだと思っています。
それによって、頭の中から雑音がなくなり、本当に「今やらなければならないこと」に集中できる体制が整います。

GTDに限らず、仕事術のようなものを実践する場合には、GTDの実践は、それ自体が目的なのではなく、あくまでも手段であって、それを何のために行うのかを十分に意識することが重要なのではないでしょうか。

というわけで、先ほどのフローチャートに従って「後回し」にしたタスクは、「それをやるべきタイミングで確実に利マインドしてくれる」信頼の置けるツールに組み込んでおかなければなりません。そうでなければ、単にタスクを後回しにするだけであって、それをいつかは「思い出さなければならない」状況になってしまうからです。

しかし、これはおそらくGTDを実践する上で最も難しい点かもしれません。
日々、こなすべきタスクをリストアップしておくツールに、後回しにすべきタスクを組み込んでおくのは、非常にわずらわしいことになります。いくらタスクをこなしたとしても、これらの案件はいつまでも居座ることになってしまいます。かといって、普段目にしないツールにこれらの「居座り案件」をリストアップしたのでは、忙しい毎日に追われているうちに、そのタスクを忘れ去ってしまうでしょう。また、そのような居座り案件は、「いつまでにしなければならない」というスケジュール化にもなじまないことがあり、例えばリマインドメールを決まった日時に送信させるようなツールにもなじみません。

この問題を解決するためのベストなツールは、実はまだ見つかっていません。GTDの実践(1)でも書きましたが、日々処理すべきタスクやプロジェクト上のタスクは、Remember the Milk(RTM)にて管理していますが、「いつかやる、たぶんやる、できればやりたい」といった項目は、別のツールにて管理しています。
私の場合は、MicrosoftのOutlookです。Outlookは、会社のPCにも自宅のPCにもインストールされていますし、また705NKには、このOutlookのデータを同期する機能があります。ですから、Outlookの「仕事」リストにあるものは、業務時間中だけでなく、携帯電話でもいつでも確認することができます。いつでも確認することはできますが、日々のタスク管理はRTMで行っていますので、Outlookの仕事リストを常に確認するわけではありませんので、そのような「雑音」を排除してタスクをこなしていくことができるのです。
このようなやり方が、私にとってベストなやり方かどうかは、もう少し実践を続けてみなければならないと思います。ただ、これが誰にとってもベストなものかどうかは、まったくわかりません。それぞれお使いのツールに落とし込みながら試行錯誤をしていただくしかないでしょう。

ただ、「いつかやる、たぶんやる、やれたらいいな」的な、いつまでも居座りがちな案件の扱いには、十分注意をしていただきたいです。

<関連エントリ>

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