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2007.11.24

GTDの実践(4)~レビュー

GTDのレビューを行いました。

GTDのフローの中には、定期的なタスクのレビューが組み込まれています。
つまり、Inboxに放り込んだタスクを一定のフローチャートに従って仕分けをしたあとにも、当然新たなタスクが生じることがあるでしょうし、長期間居座り続けているタスクもあるかもしれません。
それらについて、定期的に見直しをすることが求められているのです。
一般的には、週に1回~月に1回の中で適宜行うものとされています。

私は、RTM(Remenber the Milk)と組み合わせてGTDを開始してから2週間ほどたったこの段階で初めてのレビューです。

やはり、始めてみると色々と不都合なことが判明しました。そこで、仕分けリストや基本的な運用についても改善し、新しい構成で再度GTDを実践することになりましたので、簡単にご紹介します。

これまで、タスクの仕分け先として次のようなリストを用いていました。

  • 仕事
  • 個人
  • プロジェクト
  • プロジェクト毎のリスト
  • 勉強

  • GTD関連の書籍やサイトでは、それぞれのタスクの「コンテキスト」ごとに別のリストを用いて管理すべきであるといった指摘がなされることがあります。つまり、業務上行うべきタスクと個人的に行うべきタスク(ミルクをスーパーで買うなど)では、タスクを行える場所がまったく異なるため、別に管理すべきだということです。
    会社にいるときに、「ミルクをスーパーで購入する」というタスクを実行しようとしてもそれは無理な話ですよね?
    このように、コンテキストの異なるタスクが混在していることは好ましくないと考えます。

    しかし、この方法は私にはかえって管理が難しいものとなりました。
    というのも、チェックすべきリストが複数になると、例えば会社にいるときに「仕事」リストにあるタスクをこなしているときに「個人」や「各プロジェクト毎のリスト」が気になってしまうんですね。これは注意力散漫な自分の性格にもよるのかもしれませんが。

    そんな私にとっては、処理すべきタスクが列挙されているリストは1つだけのほうが良いようです。

    そこで、仕分けたタスクをいったんInboxにすべて戻し、もう一度仕分先リストの再構築を行いました。
    そのコンセプトは以下の通りです。

    Inbox上のタスクのうち、今すぐこなさなくてもよいものを振るいわける

    どの様なリストにしたかは、ここでは割愛しますが、大事なことは、振るい分けていった結果、Inboxに残ったものが今こなすべきタスクだということ。

    その上で、RTMのタグ機能やスケジュール機能を使って、優先順位やコンテキストを管理していきます。

    RTMでは、各タスクに「期限」をふすことができます。Inboxに残ったタスクにはすべてこの期限を付けます。逆に、期限を付けることができないものは、Someday/MaybeやReferenceなど、他のリストに仕分ます。
    この作業によって、Inbox内のタスクに時系列での優先順位が付けられます。

    コンテキストの管理は、RTMのタグ機能によって管理します。
    RTMでは、各タスクに任意のタグを付けることができます。
    そこで、個人的なタスクには、例えば「個人」といったタグを付けることでInbox内のタスクをコンテキストごとに管理できることになります。

    この様なレビューを行い、しばらく実践して行こうと思っています。

    <関連エントリ>

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